[번역]일본 사회인의 기본 매너 FAX

번역문입니다. 의역 다수;

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/fax.html

=========================================

팩스 번호를 틀리지 않는다.

번호를 틀리면, 다른 사람의 전화에 걸리거나, 다른 곳으로 팩스가 가거나 하는 등, 폐가 된다. 보내기 전에 번호를 확인하자. 

「정보」를 적자 

손님에게 보내거나 할때는, 「송신수신의 정보」（FAX송신표）를 붙여서 보내는 것이 매너. 여기에는 1.수신처의 회사명, 부서명, 개인명 , 2.송신측의 회사명, 부서명, 개인명, 전화, 팩스번호 , 3.목적 , 4.송신매수등을 적는다. 다른 곳에도 사용할 수 있도록 컴퓨터로 양식을 만들어 놓으면 편리하다. 가능하다면, 상대방의 이름은 물론 문장도 손글씨가 아닌 컴퓨터로 입력한다면 정중하고 보기 좋은 「정보」가 된다. 

여러 장을 보낼 때에는 페이지 번호를 붙인다. 

여러 장을 보낼 때에는 순서를 알 수 있도록 페이지 번호를 넣는다. 모든 페이지가 알 수 있도록, 5페이지라면 앞 페이지 순으로 1/5부터 5/5 까지라는 식으로 적는 방법도 있다.

대량의 페이지를 보낼 때에는 사전에 전화로 알리고, 상대측 팩스의 사용상황이라던가 용지가 있는가를 확인한다. 

송신이 잘 되었는지 확인 

무사히 송신이 되었는가는 확인하기 위해서는 FAX기로 알 수 있기도 하지만, 상대방에 도착할 즈음 하여 전화를 하는 것이 가장 확실하며, 정중하다. 확인할 때, 페이지가 빠져있지는 않은가, 보기 힘든 문자가 있지 않은 가도 확인하자. 

보기 힘든 문자는 확대해서 보낸다. 

FAX로 보내면 보통, 보낸 문서는 상대측에서는 선명하지 않은 경우가 많다. 특히 작은 문자라던가 숫자는 보기 힘드므로, 주의가 필요. 또한, 한번 보낸 선명하지 못한 FAX는 다시 보내도 똑같다. 이러한 때에는 FAX기에 문자를 선명하게 하는 기능이 있다면 그것을 사용.(단, 평소보다 시간이 더 걸린다), FAX기에 그러한 기능이 없는 경우엔 복사기로 확대해서 보내면 다소 보기 편해진다. 

문서를 받았을 때 

FAX문서를 받았을 때에는, 1.송신되온 문서의 매수가 맞는가, 2.문자를 충분히 읽을 수 있는가 등을 확인할 필요가 있다. 또한, 중요한 문서의 경우에는 송신한 상대에게 문서가 무사히 도착했다고 연락을 해주는 것이 좋다

기밀문서는 보내지 않는다. 

FAX는 상대가 직접 받는 것이 아니다. 특정 상대만이 보길 원하는 내용이라던가 기밀문서를 보낼 경우, 여러 사람들이 그 문서를 볼 가능성이 있다. FAX는, 공개해도 문제가 없는 문서를 송신하는데 어울린다.

플러스 알파의 배려를 

자사에 놓은 FAX는 그대로 방치하지 않고, 기회를 봐서 수신인에게 전해주는 것이 좋다. 모두가 이것을 지킨다면, FAX로 온 문서가 산처럼 쌓여 혼란이 생길 일이 없어진다.

종이쪼가리는 의미가 없다. 

비즈니스용의 FAX에는 데이터를 저장할 수 있는 것이 많으므로, 종이가 구겨지고 엉망이 되도 괜찮지만, 그래도 바로 받아보기 위해선 구겨진 종이로 만들지 않는 것이 중요하다. 종이가 부족하지 않은가 항상 체크하라. 또한 토너의 재고 확인도 필요하다. 비품 담당을 정해두는 것이 좋다.

=========================================

학교 과제가 번역은 아닌데, FAX를 하나 써오는 거라 매너 정보를 번역해봤습니다.

그럼 이제 팩스 작성을 시작해볼까나..

덧글

• 번역가 2010/12/13 13:52 # 삭제 답글

  일본 사람들은 정말로 꼼꼼합니다. 뭐를 해도 다 그런 것 같아요. 가끔 이상한 사람도 있지많요.

• Meph 2010/12/13 23:00 #

  일본이야 팩시밀리 사용이 자연스러우니까요.
  한국과 문화 차이라고도 볼 수 있겠네용.