[번역]일본, 팩스의 매너

팩스의 매너, 의역 다수;;;

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팩스는 기본적으로 급할 때 보내는 것으로, 편지와 같은 형식으로 하지 않아도 OK입니다.

편지와 같은「拝啓」「敬具」등의 형식을 하지 않아도 상관없습니다.

하지만 편지와 달리 형식을 무시하는 팩스로 문서를 보낸다는 것을 생각해서,

「급히 보내는 팩스이기에 죄송합니다.」등 첨언을 붙이도록 합시다.

개인 가정집으로 보내는 경우

개인 가정집에서는 팩스와 전화가 같은 회선을 쓰고 있는 곳에 대부분입니다.

상대가 전화기를 들었을 때 갑자기 팩스의 송신음이 울리는 것은 실례이기에, 보낼 때는 사전에 연락을 해두는 편이 좋습니다.

매수가 많은 팩스는 송신 시간 오래 걸리고, 상대방의 종이가 대량으로 사용되기 때문에 송신 매수는 미리 알려두고 상대가 승낙하면 보내도록 합니다.

10장을 넘어갈 듯 한다면, 우편등의 다른 방법으로 보내는 편이 좋습니다.

보내는 시간도 전화와 같이 이른 아침이라던가 늦은 밤등에는 피하도록 합시다.

회사에 보내는 경우

회사 앞의 팩스는 받는 상대만이 아닌, 여러 사람의 눈을 거칠 가능성이 있습니다.

송신표와 내용등에 관해, 다른 누군가의 눈에 띄어도 괜찮도록 주의해서 써서 보내도록 합니다.

회사라 하는 공적 장소에 보내는 것은 상대방의 입장도 배려해주는 것이 중요합니다.

받는이와 내용등을 알기 쉽게 하기 위해, 송신장을 첨부하는 것은 기본입니다.

팩스의 제목을 기입하던가「연락주십시오」또는「확인 부탁드립니다.」등, 상대의 대응을 요구하는 코멘트를 넣는 것도 포인트입니다.

【송신장의 예】

송신장은 회사에 보낼 때는 반드시 필요합니다.

송신매수등을 확실히 적어두면, 도중에 용지가 떨어지거나, 상대가 분실해버린 때에도 확인할 수 있습니다.

개인 가정집에 보낼 때에는, 상대의 종이를 사용하게 되므로, 송신장은 추가하지 않고, 내용도 가능한한 간단하게 정리해서 종이매수를 적게 하는 것이 좋습니다.

＊팩스를 보낼때의 주의점

・무늬가 들어간 종이는 팩스에 맞지 않습니다.

또한 컬러펜 또는 연필등으로 쓴 것은 흐릿해 보기 힘든 경우가 있으므로 피합니다.

・회사에 개인앞으로의 팩스를 보낼때에는 다른 사람 눈에 띌 가능성을 생각하고, 사적인 내용은 적지 않도록 합니다.

・종이매수가 많은 팩스를 보낼 경우에는 상대방의 송신미스를 방지하기 위해 페이지 넘버를 기록해두록 합니다.

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